E-Rechnung in der Kfz-Werkstatt: Fristen, Pflichten und Dein Fahrplan bis 2027

Kurzantwort:

Die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist beschlossene Sache (§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes). Seit dem 01.01.2025 muss jede Werkstatt E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen musst Du sie ab dem 01.01.2027, wenn Dein Umsatz 2026 über 800.000 € lag - ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht für alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland als XRechnung oder ZUGFeRD - ein PDF zählt nicht. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV). Verstöße gegen die Ausstellungspflicht können als Ordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000 € geahndet werden (§ 26a Abs. 3 UStG), und formal fehlerhafte Eingangsrechnungen gefährden Deinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Was eine E-Rechnung ist - und warum Dein PDF keine ist

Der Begriff führt in die Irre, deshalb zuerst die Definition: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die elektronisch verschickt wird. Sie ist ein strukturierter Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG) - also eine XML-Datei mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten, die eine Software ohne Abtippen direkt verarbeiten kann. In Deutschland sind dafür zwei Formate etabliert: die XRechnung (reines XML ohne Ansichtsdatei) und ZUGFeRD (ein Hybrid: ein PDF zum Anschauen, in das die XML-Daten eingebettet sind; zulässig ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL).

Alles andere - Papier, ein per E-Mail verschicktes PDF, ein eingescannter Beleg - ist seit der Neuregelung rechtlich nur noch eine „sonstige Rechnung“. Sie darf in den Übergangsfristen weiter verwendet werden, erfüllt die E-Rechnungspflicht aber nicht. Die Details hat die Finanzverwaltung in den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 geregelt.

Der Zeitplan: drei Stufen bis 2028

Seit dem 01.01.2025: Empfangen können - jede Werkstatt

Seit dem 01.01.2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Eine Zustimmung ist nicht mehr erforderlich: Schickt Dir ein Lieferant eine XRechnung, musst Du sie annehmen und verarbeiten. Formal genügt dafür ein E-Mail-Postfach - praktisch brauchst Du zusätzlich eine Lösung, die die XML-Datei lesbar macht (dazu unten mehr).

Ab dem 01.01.2027: Ausstellen ab 800.000 € Vorjahresumsatz

Lag Dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 €, musst Du ab dem 01.01.2027 für alle inländischen B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen (§ 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG). Dein 2026er Umsatz entscheidet also darüber, ob Deine Werkstatt schon in wenigen Monaten in der Pflicht ist. Bis dahin sind Papierrechnungen noch zulässig, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ab dem 01.01.2028: Ausstellen - alle

Ab dem 01.01.2028 gilt die Ausstellungspflicht für jeden Betrieb, unabhängig vom Umsatz. Eine dauerhafte Ausnahme gibt es nur für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV), empfangen können müssen sie sie trotzdem. Und ein Detail für die Praxis: Dauerrechnungen, die vor dem 01.01.2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden (etwa für die Hallenmiete), müssen nicht neu als E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Der Irrtum: „Ich hab doch Privatkunden“

Der Einwand kommt in fast jedem Gespräch, und er stimmt zur Hälfte: Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise. Wenn der Rentner seinen Golf zur Inspektion bringt, darfst Du ihm auch 2028 noch eine Papierrechnung mitgeben.

Jetzt rechne aber ehrlich durch, wie viel B2B tatsächlich in Deiner Werkstatt steckt: der Handwerksbetrieb mit seinen drei Transportern, die Pflegedienst-Flotte, der Leasing-Rückläufer, bei dem die Rechnung an die Leasinggesellschaft geht, der Firmenwagen des Versicherungsmaklers - und jeder Kunde, der sagt „Rechnung bitte auf die Firma“. Jede dieser Rechnungen ist ein B2B-Umsatz, und die typische Werkstattrechnung liegt deutlich über der 250-€-Grenze. Bei den meisten Betrieben, die wir betreuen, ist der B2B-Anteil größer, als der Inhaber geschätzt hätte.

Und selbst wenn Deine Ausgangsseite fast rein privat wäre: Die Eingangsseite trifft Dich in jedem Fall - dazu jetzt.

Die Eingangsseite: Wenn der Teilehändler nur noch XML schickt

Deine großen Lieferanten - Teilehändler, Reifengroßhandel, Werkzeuglieferant, Software-Anbieter - liegen fast alle über der 800.000-€-Grenze. Das heißt: Ab Januar 2027 kommen von ihnen keine PDF-Rechnungen mehr, sondern strukturierte Datensätze. Wenn Dein Prozess heute „Rechnung ausdrucken und in den Ordner“ heißt, funktioniert er ab diesem Zeitpunkt nicht mehr, denn eine reine XRechnung kannst Du in Outlook nicht sinnvoll öffnen.

Was Du dafür brauchst, ist überschaubar: ein festes E-Mail-Postfach nur für Eingangsrechnungen, das alle Lieferanten kennen, und eine Lösung, die eingehende E-Rechnungen sichtbar macht, prüfbar hält und direkt an die Buchhaltung übergibt. Richtig gelöst ist das der Punkt, an dem die Pflicht zum Vorteil kippt: Maschinenlesbare Rechnungen muss niemand mehr abtippen. Bei unseren Mandanten laufen Eingangsrechnungen deshalb über eine KI-gestützte Buchhaltung, die fehlende Belege automatisch erkennt und konkret anmahnt - wie das im Gesamtprozess aussieht, liest Du im Beitrag zu den neun Buchhaltungsfehlern.

Vorsteuerabzug: Warum eine PDF ab 2027 zum Risiko wird

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Und hier schließt sich der Kreis: Sobald Dein Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet ist, ist im B2B-Verhältnis nur noch die E-Rechnung eine ordnungsgemäße Rechnung. Schickt er Dir ab seinem Stichtag trotzdem nur ein PDF, hältst Du formal keine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung in der Hand.

Zur ehrlichen Einordnung: Der Vorsteuerabzug ist damit nicht automatisch komplett verloren. Die Finanzverwaltung lässt zu, dass der Aussteller die Rechnung durch eine E-Rechnung berichtigt, und bei vollständigen Angaben kann der Abzug im Einzelfall über objektive Nachweise gerettet werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025). Aber genau solche Rettungsaktionen sind es, die in der Betriebsprüfung zum Streitpunkt werden - Jahre später, wenn der Lieferant vielleicht nicht mehr existiert. Der saubere Weg für die Praxis: Ab 2027 bei Lieferanten, die zur E-Rechnung verpflichtet sind, konsequent auf der E-Rechnung bestehen und PDFs zurückweisen. Warum das auch für Deine eigenen Ausgangsrechnungen an Geschäftskunden gilt, liegt auf der Hand: Deine B2B-Kunden werden aus demselben Grund auf einer E-Rechnung von Dir bestehen.

Archivierung: Das XML ist das Original

Eine E-Rechnung muss im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden - unverändert und maschinell auswertbar (§ 14b UStG, GoBD). Der Ausdruck oder die abgespeicherte PDF-Ansicht einer ZUGFeRD-Rechnung genügt dafür nicht: Das Original ist der XML-Datensatz, und genau den will der Prüfer sehen. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG i. V. m. § 147 Abs. 3 AO, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz).

Ein Unterordner in Outlook ist dabei kein revisionssicheres Archiv - E-Mails lassen sich löschen und verändern. Die E-Rechnungen gehören in ein System mit Festschreibung, also in ein GoBD-konformes Dokumentenmanagement oder direkt in die digitale Buchhaltung, in der jeder Beleg unveränderbar am Buchungssatz hängt. Wer seine Buchhaltung ohnehin digitalisiert, löst die Archivfrage damit automatisch mit.

Dein Fahrplan bis zum Stichtag

Schritt 1: Stichtag klären

Lag Dein Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann ist Dein Stichtag der 01.01.2027 und die Zeit wird knapp. Liegst Du darunter, hast Du für die Ausgangsseite bis 2028 Zeit - empfangen können musst Du so oder so schon heute.

Schritt 2: Rechnungseingang ordnen

Ein festes Rechnungspostfach einrichten, alle Lieferanten informieren, und eine Lösung anbinden, die XML-Rechnungen lesbar macht und automatisch an die Buchhaltung übergibt. Das ist der Schritt mit dem größten Alltagsnutzen, denn er beendet nebenbei das Belege-Hinterhertragen.

Schritt 3: Werkstattsoftware prüfen

Frag Deinen Software-Anbieter schriftlich, ab wann XRechnung und ZUGFeRD beim Rechnungsausgang unterstützt werden, was das Update kostet und ob Deine Version es bekommt. Diese eine E-Mail heute erspart Dir den Blindflug im Dezember 2026.

Schritt 4: Archivierung regeln

Festlegen, wo der strukturierte Datensatz revisionssicher liegt - acht Jahre, unveränderbar, exportierbar. Spätestens hier gehört Dein Steuerberater mit ins Boot.

Und ein Ausblick, warum sich der Aufbau doppelt lohnt: Auf EU-Ebene ist mit der ViDA-Initiative ein elektronisches Meldesystem geplant, das auf strukturierten Rechnungsdaten aufbaut. Die E-Rechnung ist der erste Schritt dieser Entwicklung - wer seine Prozesse jetzt sauber aufsetzt, ist für die nächste Stufe bereits fertig.

Selbsttest: 8 Fragen zur E-Rechnung in Deiner Werkstatt

1. Kennst Du Deinen Stichtag - lag Dein Umsatz 2026 über oder unter 800.000 €?
2. Gibt es ein festes E-Mail-Postfach nur für Eingangsrechnungen, das alle Lieferanten kennen?
3. Kann Deine Werkstattsoftware XRechnung und ZUGFeRD ausstellen - oder weißt Du, ab wann das Update kommt und was es kostet?
4. Weißt Du, welche Deiner Kunden Unternehmer sind (Flotten, Leasinggesellschaften, Gewerbekunden) und ab wann sie von Dir eine E-Rechnung verlangen können?
5. Kannst Du eine eingehende XML-Rechnung heute öffnen, lesen und inhaltlich prüfen?
6. Wird der strukturierte Datensatz im Original archiviert - revisionssicher und acht Jahre lang?
7. Laufen Deine Eingangsrechnungen automatisch in die Buchhaltung, oder wird noch gedruckt und abgeheftet?
8. Weiß Dein Büro, wie ab dem Stichtag mit PDF-Rechnungen von pflichtigen Lieferanten umzugehen ist?

Häufige Fragen zur E-Rechnung in der Kfz-Werkstatt

Fazit: Kein IT-Monster, aber eine Deadline

Die E-Rechnung ist kein Projekt, vor dem Du Respekt haben musst - aber sie ist eine Deadline, die nicht verhandelbar ist. Wer bis Ende 2026 seinen Rechnungseingang ordnet, die Werkstattsoftware klärt und die Archivierung regelt, hat ab Januar Ruhe und nimmt den größten Nutzen gleich mit: eine Buchhaltung, in der niemand mehr Belege abtippt, hinterherträgt oder sucht. Wie die E-Rechnung in den Gesamtprozess Deiner Buchhaltung passt, liest Du im Beitrag zu den neun Buchhaltungsfehlern - und wie es um Deine Kasse steht, im Beitrag zur Kassenführung.

Wenn Du wissen willst, wo Deine Werkstatt beim Thema E-Rechnung steht: Im Erstgespräch gehen wir die acht Fragen des Selbsttests gemeinsam durch und klären Deinen Stichtag.

Dieser Fachbeitrag wurde von den Steuerberatern der Kanzlei Kowollik & Kröber (k-partners) in Chemnitz erstellt. Rechtsstand: August 2026. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung; eine Haftung wird nicht übernommen.

Rechtsgrundlagen dieses Beitrags: § 14 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes vom 27.03.2024; § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen); § 26a Abs. 3 UStG; § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG; § 14b UStG i. V. m. § 147 Abs. 3 AO (Aufbewahrung, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz); §§ 33, 34a UStDV; EN 16931; BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung; GoBD.

Torsten Kröber

Steuerberater & Partner

Kowollik & Kröber Steuerberater PartG mbB (k-partners), Chemnitz