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Ratgeber für Kfz-Betriebe

Geschäftsführergehalt in der Werkstatt-GmbH: Wie viel Du Dir zahlen darfst und wie viel Sinn ergibt

Kurzantwort

Dein Gehalt als Gesellschafter-Geschäftsführer ist die wichtigste Stellschraube Deiner GmbH. Es mindert den Gewinn der Gesellschaft und entscheidet damit über die Steuerlast, über den Zugang zum Investitionsabzugsbetrag und über Deine Altersversorgung. Es muss aber drei Prüfungen standhalten: Der Vertrag muss schriftlich, klar und im Voraus geschlossen sein, die Höhe muss dem standhalten, was ein fremder Geschäftsführer bekäme, und die tatsächliche Durchführung muss dem Vertrag entsprechen. Wird eine dieser Prüfungen nicht bestanden, wertet das Finanzamt die Zahlung ganz oder teilweise als verdeckte Gewinnausschüttung (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG).

ab 60.000 €

Orientierung für die Untergrenze, auch im kleinen Betrieb

bis 200.000 €

möglich im größeren Werkstattunternehmen

nie in den Verlust

die harte Obergrenze aus Steuersicht

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Warum es sich lohnt, genau hinzusehen

Dein Gehalt entscheidet über mehr als über Dein Konto

Im Einzelunternehmen ist die Frage nach dem eigenen Lohn eine reine Kalkulationsgröße, steuerlich abziehbar ist er nicht. In der GmbH ändert sich das grundlegend: Dein Gehalt ist Betriebsausgabe und mindert den Gewinn der Gesellschaft. Damit steuerst Du über die Gehaltshöhe drei Dinge gleichzeitig.

  • 01

    Die Verteilung auf zwei Steuertöpfe

    Der Gewinn, der in der GmbH bleibt, trägt rund 30 Prozent aus Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer. Dein Gehalt trägt Deinen persönlichen Einkommensteuersatz, der bei einem Gehalt um 70.000 Euro brutto je nach Verhältnissen im Durchschnitt bei etwa 30 Prozent oder darunter liegt. Ein zu niedriges Gehalt verschenkt den Progressionsvorteil, ein zu hohes zieht Gewinn aus dem günstigen Bereich heraus.

  • 02

    Den Zugang zum Investitionsabzugsbetrag

    Der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG setzt voraus, dass der Gewinn 200.000 Euro nicht übersteigt. Eine Werkstatt mit 220.000 Euro Gewinn ist als Einzelunternehmen raus. Dieselbe Werkstatt als GmbH mit 100.000 Euro Geschäftsführergehalt liegt bei 120.000 Euro Gewinn und kann für die nächste Hebebühne bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten vorab abziehen, dazu die Sonderabschreibung im Anschaffungsjahr.

  • 03

    Deine eigene Absicherung

    Nur ein Gehalt schafft die Grundlage für betriebliche Altersversorgung, für die steuerfreie Erstattung von Reisekosten und für sämtliche Gehaltsbausteine, die es im Einzelunternehmen nicht gibt.

Grundlagen dazu: Wann sich die GmbH für Deine Werkstatt rechnet
Die sinnvolle Höhe

Zwei Leitplanken für Deine Gehaltshöhe

Angemessen ist eine Bandbreite, nicht ein Punkt. Wo Du Dich darin bewegst, ist die eigentliche Gestaltungsfrage. Dafür gibt es zwei feste Grenzen und viel Raum dazwischen.

Nach unten

Rund 60.000 Euro, auch im kleinen Betrieb

Unterhalb von etwa 60.000 Euro Jahresgehalt verschenkst Du bares Geld. Der Grund liegt im Einkommensteuertarif: In den unteren Tarifzonen liegt Dein durchschnittlicher Steuersatz deutlich unter den rund 30 Prozent, die ein in der GmbH verbleibender Gewinn trägt. Jeder Euro, den Du in diesem Bereich als Gehalt beziehst statt in der Gesellschaft zu lassen, ist günstiger besteuert.

Das gilt auch für den Meisterbetrieb mit einem oder zwei Mitarbeitern. Wer sich aus Vorsicht nur 30.000 Euro auszahlt und den Rest thesauriert, zahlt auf diesen Rest rund 30 Prozent, obwohl er ihn privat mit deutlich weniger hätte versteuern können. Bei Zusammenveranlagung verschiebt sich die Grenze nach oben: Der Splittingtarif verdoppelt die Tarifzonen, und je weniger Dein Ehepartner selbst verdient, desto mehr Gehalt lässt sich noch im günstigen Bereich unterbringen.

Nach oben

Nie so weit, dass die GmbH in den Verlust rutscht

Die härtere Leitplanke ist die obere. Ein Gehalt, das den Gewinn der GmbH aufzehrt und die Gesellschaft in die Verlustzone bringt, ist aus Steuersicht immer ein Fehler, selbst wenn es angemessen wäre.

Der Grund ist die Liquidität. Die Einkommensteuer auf Dein Gehalt wird sofort fällig, Monat für Monat über den Lohnsteuerabzug. Der Verlust der GmbH wirkt dagegen erst, wenn die Gesellschaft wieder Gewinn erzielt, und auch dann nur über den Verlustvortrag. Du zahlst heute privat Steuern, während die Entlastung in eine unbestimmte Zukunft verschoben wird. Unterm Strich bleibt ein reiner Liquiditätsnachteil.

Wenn im laufenden Jahr Spielraum genutzt werden soll, greifen andere Maßnahmen besser: der Investitionsabzugsbetrag für ohnehin geplante Anschaffungen, steuerfreie Gehaltsbausteine oder eine Tantieme, die sich am tatsächlichen Ergebnis orientiert.

Dazwischen: wachsen lassen, was der Betrieb hergibt

Je größer die Werkstatt, je höher der Ertrag und je mehr Verantwortung Du trägst, desto höher darf und sollte das Gehalt sein. In gut laufenden Werkstattunternehmen sind Geschäftsführergehälter bis in den Bereich von 200.000 Euro darstellbar, wenn Ertragslage, Aufgabenumfang und Vergleichswerte das tragen. Was innerhalb der Bandbreite richtig ist, hängt an drei Dingen: an Deiner Lebenssituation und dem, was Du privat brauchst, an der Ertragslage der GmbH und an Deiner Strategie. Wer investieren oder Eigenkapital für die Bank aufbauen will, fährt bewusst niedriger. Wer privat Vermögen aufbauen oder eine Immobilie finanzieren will, höher.

Rechtlicher Rahmen

Die drei Prüfungen, die Dein Gehalt bestehen muss

Zwischen Dir und Deiner GmbH gilt der Fremdvergleich. Für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer, also in der Regel ab 50 Prozent der Anteile oder bei Sperrminorität, kommt das Rückwirkungsverbot hinzu.

1

Der Vertrag: schriftlich, klar und im Voraus

Vereinbarungen müssen im Voraus, zivilrechtlich wirksam, klar und eindeutig getroffen und tatsächlich durchgeführt werden. Eine Gehaltserhöhung für das laufende Jahr, die im Dezember beschlossen wird, wird für den zurückliegenden Zeitraum nicht anerkannt. In den Vertrag gehören: Aufgaben und Vertretungsbefugnis, Höhe und Fälligkeit des Festgehalts, Tantieme, Dienstwagen, Urlaub, Entgeltfortzahlung, Wettbewerbsverbot und Kündigung. Prüfe auch alle weiteren Verträge mit der Gesellschaft: Miete, Darlehen und Pacht unterliegen demselben Maßstab.

2

Die Höhe: was ein fremder Geschäftsführer bekäme

Es gibt keine gesetzliche Obergrenze, sondern den Angemessenheitsmaßstab: Umsatz und Ertrag, Branche und Betriebsgröße, Aufgabenumfang, Qualifikation und Verantwortung. Ein Meisterbetrieb mit drei Mechanikern rechtfertigt ein anderes Gehalt als ein Werkstattunternehmen mit zehn Mitarbeitern und zwei Millionen Euro Umsatz. Belastbar wird die Höhe erst durch eine dokumentierte Gehaltsanalyse zum Zeitpunkt der Vereinbarung. Das ist der Nachweis, den Du in der Betriebsprüfung brauchst.

3

Die Durchführung: was vereinbart ist, muss passieren

Das dritte Kriterium wird am häufigsten übersehen. Ein sauberer Vertrag nützt nichts, wenn das Gehalt monatelang nicht ausgezahlt, sondern nur verbucht wird, wenn die vereinbarte Tantieme nicht abgerechnet wird oder wenn der Dienstwagen ohne vertragliche Grundlage privat genutzt wird. Auch das führt zur verdeckten Gewinnausschüttung.

Die Tantieme: nur mit klarer Bemessungsgrundlage

Eine Gewinntantieme ist zulässig und in wachsenden Betrieben sinnvoll, weil sie in schwachen Jahren automatisch mitatmet. Sie muss ebenso fremdüblich ausgestaltet sein: eindeutige Bemessungsgrundlage, klare Berechnungsformel, im Voraus vereinbart. Als Faustregel gilt ein Verhältnis von etwa 75 Prozent Festgehalt zu 25 Prozent variabler Vergütung. Umsatztantiemen erkennt die Finanzverwaltung nur in Ausnahmefällen an.

Der Sozialversicherungsstatus: erst klären, dann rechnen

Ob Du sozialversicherungspflichtig bist, hängt nicht vom Vertrag ab, sondern von Deinem tatsächlichen Einfluss. Ab 50 Prozent der Anteile oder bei Sperrminorität giltst Du regelmäßig als selbstständig und bist versicherungsfrei. Klarheit schafft nur das Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung. Führ es durch, bevor Du kalkulierst: Der Unterschied macht bei 100.000 Euro Gehalt schnell einen fünfstelligen Betrag im Jahr aus, und eine nachträgliche Feststellung kann zu erheblichen Beitragsnachforderungen führen.

Neu seit 2026

Die Aktivrente, und warum sie für die meisten Inhaber nicht greift

Seit dem 1. Januar 2026 bleibt Arbeitslohn bis zu 2.000 Euro im Monat, also 24.000 Euro im Jahr, steuerfrei, wenn die Regelaltersgrenze erreicht ist und weitergearbeitet wird. Der Freibetrag steht in § 3 Nr. 21 EStG, kommt zusätzlich zum Grundfreibetrag zur Geltung, und der Arbeitnehmer-Pauschbetrag bleibt in voller Höhe erhalten. Beantragt werden muss nichts, die GmbH berücksichtigt den Freibetrag im Lohnsteuerabzug.

Der Haken

Die Steuerfreiheit ist an die Beitragspflicht des Arbeitgebers zur Rentenversicherung gekoppelt. Ein Gesellschafter-Geschäftsführer, der die Geschicke der GmbH maßgeblich bestimmt, also in der Regel ab 50 Prozent der Anteile oder mit Sperrminorität, ist sozialversicherungsrechtlich kein Beschäftigter und damit von der Rentenversicherungspflicht befreit. Ohne diese Beitragspflicht keine Steuerfreiheit. Ausgeschlossen sind außerdem Selbstständige, Freiberufler, Beamte und geringfügig Beschäftigte. Die Sozialversicherungsbeiträge bleiben im Übrigen bestehen, auch wenn der Lohn steuerfrei ist.

Für wen sich die Prüfung lohnt
  • Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung an der GmbH
  • Minderheitsgesellschafter ohne Sperrminorität
  • Mitarbeitende Angehörige im Rentenalter, die in der Werkstatt weiterarbeiten

Gerade der letzte Fall ist in Familienbetrieben häufig und wird selten gesehen.

Neben dem Gehalt

Gehaltsbausteine, die auch für Dich gelten

Diese Bausteine gelten für Dich als Geschäftsführer genauso wie für Deine Mechaniker. Für Dich als beherrschenden Gesellschafter kommt allerdings immer die Fremdüblichkeitsprüfung hinzu: Was Du Dir gewährst, müsste auch einem fremden Geschäftsführer gewährt worden sein.

BausteinRahmenRechtsgrundlage
Sachbezug, etwa Tankgutschein50 Euro im Monat§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG
Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen60 Euro je AnlassR 19.6 LStR
Gesundheitsförderung600 Euro im Jahr§ 3 Nr. 34 EStG
Kinderbetreuungszuschussunbegrenzt, nicht schulpflichtige Kinder§ 3 Nr. 33 EStG
Jobticket, Deutschlandticketunbegrenzt§ 3 Nr. 15 EStG
Dienstrad zusätzlich zum Lohnsteuerfrei§ 3 Nr. 37 EStG
Ladestrom und Ladevorrichtungsteuerfrei§ 3 Nr. 46 EStG
Laptop, Tablet, Handysteuerfrei§ 3 Nr. 45 EStG
Fahrtkostenzuschuss Wohnung zur Arbeitpauschal mit 15 Prozent§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG
Erholungsbeihilfepauschal mit 25 Prozent§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG
Betriebliche Altersversorgungim Rahmen der Höchstbeträge§ 3 Nr. 63 EStG
Speziell für Werkstätten

Der Rabattfreibetrag: 1.080 Euro für Arbeiten am Mitarbeiterfahrzeug

Der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG gilt für Waren und Dienstleistungen, die der Betrieb überwiegend fremden Dritten anbietet, also genau für Reparaturleistungen und Teile. Damit lassen sich Arbeiten am Privatfahrzeug Deiner Mitarbeiter in gewissem Umfang steuerbegünstigt gewähren. Voraussetzung ist die korrekte Ermittlung des Endpreises und die saubere Dokumentation.

Zusätzlich, nicht statt

Die meisten dieser Bausteine setzen voraus, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (§ 8 Abs. 4 EStG). Eine Umwandlung von bestehendem Gehalt funktioniert dort nicht.

Nicht alles, was möglich ist, lohnt sich

Private Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge über die GmbH zu zahlen und über den Lohn zu versteuern bringt steuerlich nichts, erzeugt aber Verwaltungsaufwand und Diskussionsstoff in der Prüfung. Bei der betrieblichen Altersversorgung solltest Du ehrlich rechnen, bevor Du abschließt: Die Steuervorteile sind je nach Gestaltung überschaubar.

Der Dienstwagen

Vier Varianten, und die dritte wird meist übersehen

Für Werkstattinhaber ist der Pkw ein Sonderfall, weil im Betrieb ohnehin Fahrzeuge stehen und die Übergänge fließend sind. Vier Gestaltungen kommen infrage.

Die GmbH ist Eigentümerin

Die private Nutzung wird als geldwerter Vorteil über den Lohn versteuert, entweder mit der Ein-Prozent-Regelung oder per Fahrtenbuch, dazu 0,03 Prozent je Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Bei Elektro- und Hybridfahrzeugen gelten reduzierte Bemessungsgrundlagen, umsatzsteuerlich bleibt es bei einem Prozent. Bei geringer betrieblicher Nutzung kann die Kostendeckelung greifen.

Du bist Eigentümer

Die betrieblich gefahrenen Kilometer rechnest Du über die Reisekostenabrechnung mit 0,30 Euro je Kilometer gegenüber der GmbH ab, oder mit den höheren tatsächlich nachgewiesenen Kosten. Oft die günstigere Variante, wenn Du ein wertvolles Fahrzeug fährst und wenig betrieblich unterwegs bist. Sie vermeidet zudem die steuerliche Verstrickung des Fahrzeugs.

Das Fahrzeug gehört Deinem Ehepartner

Auch dann können die betrieblichen Kilometer über die Reisekostenabrechnung erstattet werden. Diese Variante wird am häufigsten übersehen, obwohl sie in Familienbetrieben nahe liegt.

Dein Ehepartner vermietet an die GmbH

Die entgeltliche Vermietung verlangt einen fremdüblichen Mietvertrag und die tatsächliche Durchführung, kann aber sinnvoll sein, wenn das Fahrzeug ohnehin überwiegend für den Betrieb genutzt wird.

Grundsätzlich gilt

Alle betrieblich veranlassten Ausgaben sollten von der GmbH bezahlt werden, und die Rechnungen müssen auf die GmbH ausgestellt sein. Eine Rechnung auf Deinen Namen, die die GmbH bezahlt, ist im besten Fall ein Vorsteuerproblem und im schlechtesten eine verdeckte Gewinnausschüttung. Reisekosten gehören über die Lohnabrechnung der GmbH erstattet, nicht in Deine Einkommensteuererklärung.

Zum Mitnehmen

Checkliste für Deinen Geschäftsführervertrag

Zwölf Punkte, die wir mit Werkstattinhabern durchgehen. Wenn Du bei mehr als drei Punkten zögerst, lohnt ein Blick von außen.

  • Liegt ein schriftlicher Geschäftsführervertrag vor, und ist er aktuell?
  • Wurden alle Änderungen im Voraus beschlossen und dokumentiert?
  • Ist die Gehaltshöhe durch eine Gehaltsanalyse belegt und diese aufbewahrt?
  • Passt das Gehalt zu Deinem tatsächlichen privaten Bedarf?
  • Ist eine Tantieme vereinbart, und ist deren Bemessungsgrundlage eindeutig?
  • Wurde der Sozialversicherungsstatus im Statusfeststellungsverfahren geklärt?
  • Sind alle weiteren Verträge mit der GmbH schriftlich und fremdüblich, also Miete, Darlehen, Pacht?
  • Laufen alle betrieblichen Rechnungen auf die GmbH?
  • Werden Reisekosten über die Lohnabrechnung erstattet?
  • Ist die Pkw-Nutzung vertraglich geregelt und wird sie so auch durchgeführt?
  • Werden die steuerfreien Gehaltsbausteine genutzt, die zu Deinem Betrieb passen?
  • Bei Weiterarbeit über die Regelaltersgrenze: Wurde die Aktivrente geprüft?
Häufige Fragen

Fragen zum Geschäftsführergehalt

Es gibt keine feste Grenze. Maßgeblich ist, was ein fremder Geschäftsführer in einem vergleichbaren Betrieb bekommen würde. Umsatz, Ertrag, Betriebsgröße, Aufgabenumfang und Qualifikation bestimmen die Bandbreite. Belastbar wird die Höhe durch eine dokumentierte Gehaltsanalyse zum Zeitpunkt der Vereinbarung.

Torsten Kröber, Steuerberater & Partner
Über den Autor

Torsten Kröber

Steuerberater & Partner

Kowollik & Kröber Steuerberater PartG mbB (k-partners), Chemnitz

Meine Familie betreibt seit drei Generationen freie Autowerkstätten. Ich kenne die Abläufe einer Kfz-Werkstatt nicht aus Seminaren, sondern aus dem Betrieb. Mit k-partners begleite ich freie Werkstätten steuerlich und betriebswirtschaftlich, deutschlandweit und digital.

Dieser Fachbeitrag wurde von den Steuerberatern der Kanzlei Kowollik & Kröber (k-partners) in Chemnitz erstellt. Er ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung; eine Haftung wird nicht übernommen.

Rechtsstand: Juli 2026. Genannte Vorschriften unter anderem: § 8 Abs. 2, 3 und 4 EStG, § 3 Nr. 15, 21, 33, 34, 37, 45, 46 und 63 EStG, § 7g EStG, § 40 Abs. 2 EStG, § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG, R 19.6 LStR, §§ 168, 172 SGB VI.

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